Orice antreprenor va realiza, mai devreme sau mai târziu, că nu le poate face pe toate în compania sa. De preferat este ca această concluzie să vină cât mai devreme pentru a minimiza pierderile materiale sau de timp.
În momentul în care acceptați că outsourcing-ul este soluția ideală pentru afacerea dumneavoastră, și veți descoperi care sunt principalele beneficii ale externalizării de servicii, veți începe să căutați parteneri pe măsură. Ghidul de față vă va oferi câteva repere necesare în alegerea celei mai bune oferte!
Criterii și aspecte de luat în calcul pentru alegerea celei mai bune oferte de externalizare servicii
Indiferent de tipul serviciilor pe care doriți să le externalizați, luați în calcul detaliile următoare:
Tipul de serviciu pe care doriți să-l externalizați
În funcție de tipul de afacere pe care o dețineți, ați putea recurge la servicii de externalizare pentru activitatea din diverse departamente. Adesea, cele mai mari și stringente nevoi apar în zona de:
- Outsourcing HR (externalizare servicii salarizare și administrare personal);
- Outsourcing IT;
- Outsourcing Recrutare:
- Outsourcing Financiar;
După ce ați decis tipul de serviciu sau servicii pe care doriți să le externalizați, trebuie să înțelegeți care anume sunt nevoile dumneavoastră!
Nevoile companiei
Pentru a înțelege mai exact sectoarele pe care o eventuală colaborare trebuie să le acopere, va fi necesară o analiză a nevoilor interne. În acest sens va fi necesar să realizați o listă cu toate activitățile care privesc departamentul pe care doriți să-l externalizați. Faceți o comparație între nevoile pe care le acoperiți deja și cele care lipsesc, dar ar putea ajuta la eficientizarea activității.
Unde căutăm?
Unde puteți găsi o companie care să-și ofere serviciile? Apelați la următoarele surse:
- Apropiați/colaboratori, persoane care au mai recurs în trecut la servicii de externalizare;
- Site-ul companiei, de unde puteți afla mai multe despre pachetele sau serviciile oferite. Veți realiza destul de repede dacă viziunile despre business sunt comune prin accesarea paginii „Despre noi”
- Recenziile online de pe site-urile de specialitate.
Cu ce se lăuda furnizorul
Dacă ați găsit un furnizor care pare că se pliaza pe nevoile dvs. va fi necesar să luați în considerare și următoarele aspecte:
- Portofoliul care include proiectele abordate și lista de clienți;
- Experiența și expertiza, în funcție de care vor putea oferi servicii mai simple sau mai complexe. Dacă proiectul este unul complex și de anvergură, atunci furnizorul este recomandat să aibă cel puțin între trei și cinci ani de experiență. Nu uitați, experiența poate influența gradul de reușită al proiectului;
- Tipul de servicii oferite și posibilitatea de a scala afacerea pe viitor;
- Deschiderea către comunicare eficientă. De obicei se preferă existența unui account manager/manager de proiect care să fie contactul dumneavoastră pentru diverse proiecte.
Alte aspecte demne de luat în calcul
Dacă toate criteriile de mai sus au fost acoperite, nu uitați să luați în calcul și aspectele următoare:
- Flexibilitatea, mai exact disponibilitatea furnizorului de a se adapta constant la nevoile afacerii dvs. Alegeți pe cât posibil un furnizor care să ofere soluții personalizate și personalizabile și care se poate adapta rapid oricăror schimbări;
- Transparența, mai exact disponibilitatea furnizorului de a te ține la curent cu tot ceea ce presupune procesul de implementare, de la raportarea inițială până la finalul proiectului. De ce nu, cereți o versiune demo înainte de a accepta să achiziționați produsul/serviciul;
- Costurile pe care sunteți dispus să le suportați. Acest punct depinde de bugetul disponibil și de posibilitatea de a-l crește în timp. O companie de outsourcing profesionistă va presupune o investiție mai mare, dar va produce, cel mai probabil, rezultate mai bune. Dacă în schimb alegeți o companie cu prețuri mai scăzute, vă puteți aștepta cel puțin la probleme de comunicare și/sau întârzieri;
- Contractul trebuie să includă detalii despre acordul de confidențialitate, acordul de servicii, dar și protocolul de lucru. Aceste trei aspecte sunt foarte relevante, deoarece în baza lor veți putea susține colaborarea pe termen lung.
Dacă toate criteriile sunt îndeplinite, tot ce mai rămâne de făcut este să încheiați contractul de outsourcing și să vă bucurați de reușite! Primul pas va fi să luați contact cu firma!